Vaga Para Rececionista/Assistente Administrativo(a) – OIM Moçambique

São aceites candidaturas internas e externas. Para todas as vagas da OIM, as candidaturas de candidatos qualificados e elegíveis de primeira categoria são consideradas antes das candidaturas de segunda categoria. Para efeitos deste concurso, os candidatos internos são considerados de primeira categoria.

Sob a supervisão geral do/a Responsável de Recursos Humanos, em estreita coordenação com o/a Responsável de Gestão de Recursos e sob supervisão direta do/a Assistente Sénior de Recursos Humanos, o/a titular desempenhará funções de receção e outras tarefas administrativas para a Missão da OIM em Moçambique, em Maputo.

Responsabilidades
Funções de Receção:

Receber visitantes, identificar o propósito da visita e encaminhar para a pessoa ou entidade adequada;
Atender chamadas, fornecer informações relevantes e encaminhar imediatamente as chamadas para os colaboradores certos. Responder a pedidos de informação rotineiros e registar chamadas e visitas importantes, incluindo mensagens a transmitir;
Receber, filtrar e assegurar a entrega atempada de toda a correspondência (entradas e saídas), incluindo faxes;
Manter atualizados os contactos telefónicos de agências da ONU, entidades governamentais, embaixadas, ONGs e outras organizações parceiras da OIM;
Atualizar o diretório telefónico da OIM Moçambique;
Assegurar que a receção e a sala de reuniões se encontram limpas e organizadas;
Gerir reservas e organização da sala de reuniões;
Comunicar de imediato à Segurança e à Direção qualquer chamada ou visita indesejada ou com carácter de ameaça;
Identificar fornecedores, beneficiários, técnicos e outros visitantes relevantes;
Distribuir o correio recebido na OIM Maputo para os respetivos destinatários;
Atuar como ponto focal no processo de pedidos de cartões de identificação da ONU para todos os colaboradores, em coordenação com o ponto focal do UNDSS. Garantir que todos os colaboradores possuem cartão válido e manter registo atualizado para reporte mensal ao/a RMO.
Outras funções administrativas:

Gerir pagamentos mensais de despesas correntes do escritório, incluindo, entre outros: contas telefónicas, jornais, fornecimento de água potável, expedições (DHL), refrescos para reuniões, material de escritório e controlo de pragas;
Manter um sistema de arquivo eficiente relacionado com as tarefas;
Executar quaisquer outras funções que lhe sejam atribuídas.

Educação:

Licenciatura em Administração, Relações Públicas, Gestão ou Secretariado, obtida em instituição académica acreditada, com pelo menos um ano de experiência profissional relevante; ou
Ensino secundário completo em instituição acreditada, com três anos de experiência profissional relevante.
Experiência:

Experiência prévia em funções de receção/front desk, secretariado e/ou operador de central telefónica;
Experiência anterior em procedimentos administrativos e de apoio administrativo;
Experiência prévia em organizações internacionais ou agências da ONU constitui uma vantagem.
Competências
Excelente capacidade de comunicação escrita e oral;
Conhecimento dos princípios e práticas de atendimento ao cliente;
Orientação para o serviço ao cliente, com postura educada e cortês em qualquer situação; capacidade para lidar com clientes/visitantes difíceis e manter a calma sob pressão;
Domínio de aplicações Microsoft (Word, Excel, Outlook) e outros softwares relevantes;
Capacidade de oper