Vaga Para Chefe da Secretaria

RESPONSABILIDADES

· Assegurar a organização, gestão, conservação e actualização dos arquivos administrativos do
IMPEN, em suporte físico e digital, garantindo a integridade, confidencialidade e rastreabilidade
da informação institucional;
Coordenar o expediente geral do IMPEN, incluindo a receção, registo, tramitação, controlo e
arquivo da correspondência oficial interna e externa;
Supervisionar a elaboração, emissão, autenticação e circulação de documentos administrativos,
certidões, declarações, ofícios e despachos, assegurando a sua conformidade com a legislação
aplicável e os regulamentos internos do IMPEN;
Garantir o cumprimento dos procedimentos administrativos estabelecidos, propondo medidas
de melhoria contínua que promovam a eficiência, a padronização e a simplificação do
processos administrativos;

.

Assegurar a articulação da Secretaria com os demais serviços administrativos, académicos e
técnicos do IMPEN, promovendo a fluidez dos processos internos;
Coordenar a utilizacao dos sistemas de informacao administrativa do IMPEN, garantindo a
fiabilidade dos dados, o acesso controlado à informação e o correto arquivo digital;
.
Zelar pelo cumprimento das normas de ética, sigilo profissional e proteção de dados pessoais no
exercício das atividades administrativas;
Coordenar e supervisionar todos os processos académicos, incluindo matrículas, inscrições,
transferências, equivalências e reinscrições, garantindo o cumprimento da legislação
moçambicana aplicável e dos regulamentos internos do IMPEN;
Assegurar a correta organização, atualização e manutenção dos registos académicos dos
estudantes, incluindo histórico escolar, frequência, avaliações e resultados finais;
Supervisionar a emissão de certificados, declarações, diplomas e outros documentos
académicos, garantindo a sua conformidade com a legislação e os regulamentos institucionais;

Apoiar os órgãos pedagógicos e de gestão na preparação de pautas, mapas de avaliação,
relatórios academicos e demais informações relevantes para tomada de decisão;
Garantir a comunicação eficaz com estudantes, docentes e demais colaboradores,
orientando-os sobre normas, regulamentos e procedimentos académicos;
Zelar pela integridade, confidencialidade e fiabilidade da informação académica, assegurando o
cumprimento das normas éticas e legais aplicáveis;

.

Colaborar na implementação de políticas institucionais relacionadas à qualidade de ensino,
acompanhamento académico e suporte ao estudante;

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Planejar, coordenar e supervisionar as atividades do pessoal da Secretaria, assegurando a
correta distribuição de tarefas e responsabilidades entre os colaboradores;
Promover o desenvolvimento, capacitação e formação contínua da equipa, identificando

.

necessidades de treinamento e oportunidades de melhoria de competências;
Avaliar o desempenho da equipa da Secretaria, garantindo criterios

REQUISITOS
· Formação mínima ao nível do ensino médio ou superior em área administrativa ou afim;
· Experiencia mínima de 2 ou 3 anos na gestão administrativa da Secretaria;
Conhecimentos de redação oficial e procedimentos administrativos;
Domínio de ferramentas informáticas básicas;
Capacidade de liderança, organização e comunicação;
Sentido de responsabilidade, ética e discrição profissional.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS
Gestão de expediente, arquivo e protocolo;
Elaboração de relatórios e documentos oficiais;
Conhecimento de normas internas e legislação aplicavel;
Gestão de prazos e prioridades;
· Atendimento ao público e comunicação institucional;
Domínio de ferramentas MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
Boa capacidade de comunicação verbal e escrita;
Liderança e sentido de responsabilidade;
· Etica, discrição e confidencialidade;
Boa comunicação oral e escrita;
Capacidade de trabalhar sob pressão e resolver problemas;
Proatividade e espírito de equipa.

Garantir que a equipa da Secretaria cumpre as normas de confidencialidade e proteção da
informação institucional e académica;
Colaborar na implementação de politicas institucionais de recursos humanos e procedimentos

.

internos que visem a eficiência, transparência e melhoria contínua da gestão administrativa;
Prestar apoio técnico-administrativo à Direção e aos órgãos de gestão do IMPEN, assegurando
a organização e disponibilização de documentos, relatórios, atas e correspondências oficiais;
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Assegurar a preparação, conferência e tramitação de documentos institucionais submetidos a
órgãos de tutela, fiscalização ou acreditação, garantindo conformidade com a legislação
moçambicana aplicável ao ensino técnico-profissional e superior;
Colaborar na elaboração e atualização de regulamentos internos, manuais de procedimentos e
demais instrumentos normativos do Instituto;
Apoiar os processos de auditoria, inspeção, avaliação institucional e acreditação, garantindo a
disponibilização organ